Под управлением
электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов
между подразделениями предприятия,
группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается
не их физическое перемещение, а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем
за их исполнением. Главное
назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а
также работы с ними (в частности, их поиска
как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован
санкционированный доступ к документам, отслеживаются
произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.
Виды
систем электронного документооборота
Следует сказать, что в настоящее время
существует немало подходов к решению проблем управления электронным
документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного
документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:
•
средств групповой
работы (типа ПО Lotus Notes, Novell
Group Wise и MS Exchange);
•
систем управления особыми видами документов (в частности, PDM- систем);
•
специальных модулей
управления документооборотом в составе корпоративных
информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan
и др.).
Чем же универсальные
системы электронного документооборота отличаются
от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами?
Пожалуй, в каждом
конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит
предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач
наилучшим решением будет ПО Novell Group Wise, для других же оптимальным
будет внедрение именно EDMS-системы.
Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является
то, что они предоставляют возможность решения большого
числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления
документооборотом они все равно не
смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого
многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.
И все-таки у EDMS-систем
есть ряд серьезных достоинств. В частности, по
сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем
обладает следующими достоинствами:
•
практическая
неограниченность размера электронного архива;
•
встроенная
поддержка полнотекстовой индексации;
•
поддержка версий и подверсий документов;
•
возможность
хранения документов в архиве в исходном формате;
•
возможность ведения журналов действий пользователей.
Возникает резонный
вопрос: можно ли на основе ПО поддержки групповой работы создать полноценную систему управления документооборотом предприятия?
Следует сказать, что это вполне возможно, т.
к. в некоторых программных средствах поддержки групповой работы есть развитые среды разработки приложений (например, в Lotus Notes). Более того, на рынке уже существуют приложения (разработанные,
например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные
возможности EDMS-систем
также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально. Кроме
того, при работе с групповым ПО в ряде
случаев возникают вопросы снижения быстродействия приложений при работе с
большими и сверхбольшими базами данных. Также групповое ПО ориентировано,
прежде всего, на решение задач организации взаимодействия
между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ
электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для
создания систем электронного
документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Cледует
также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО
и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы.
В свою очередь,
специализированные системы управления документами можно условно разделить на 2
категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные),
изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств интеграции с другими информационными системами.
Подобные системы еще есть на предприятиях,
и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо
управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и
т. д. Отметим, что у большинства
таких систем есть существенные ограничения при их применении на
предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко
эти базы данных никак не связаны друг
с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно
изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с
другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например,
кораблей и машин).
Что касается корпоративных информационных
систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки
делопроизводства. Однако возможности этих
модулей достаточно ограничены, т. к. практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную КИС. Кроме того,
цена западных КИС настолько велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов),
что не всякое российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует
все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с
наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными
приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве
связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем
самым, основу для организации
всего его делопроизводства.
| 
