В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища (репозитария) данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию: финансовую информацию; производственные данные; данные по персоналу и др. Наличие такого корпоративного репозитария устраняет необходимость в передаче данных от одной системы к другой (например, от производственной системы к финансовой и др.), а также обеспечивает одновременную доступность к информации любого числа сотрудников предприятия, обладающих соответствующими полномочиями.

ERP-система — это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду (ИИС) для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. Принято считать, что в состав ИИС предприятия могут входить: ERP-система; ПО управления электронным документооборотом; ПО информационной поддержки предметных областей; коммуникационное ПО; коллаборативное ПО (средства организации коллективной работы сотрудников); ПО оперативного анализа информации и поддержки принятия решений; ПО управления проектами; встроенные инструментальные средства и другие продукты. Основой ИИС предприятия являются именно ERP-системы.

ERP-системы предназначены для управления всей финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия. Они используются для оперативного предоставления руководству предприятия информации, необходимой для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями. В ERP-системах реализованы следующие основные функциональные блоки:

·                     Планирование продаж и производства. Результатом действия блока является разработка плана производства основных видов продукции.

·                     Управление спросом. Данный блок предназначен для прогноза будущего спроса на продукцию, определения объема заказов, которые можно предложить клиенту в конкретный момент времени, определения спроса дистрибьюторов, спроса в рамках предприятия и др.

·                     Укрупненное планирование мощностей. Используется для конкретизации планов производства и определения степени их выполнимости.

·                     Основной план производства (план-график выпуска продукции). Определяется продукция в конечных единицах (изделиях) со сроками изготовления и количеством.

·                     Планирование потребностей в материалах. Определяются виды материальных ресурсов (сборных узлов, готовых агрегатов, покупных изделий, исходного сырья, полуфабрикатов и др.) и конкретные сроки их поставки для выполнения плана.

·                     Спецификация изделий. Определяет состав конечного изделия, материальные ресурсы, необходимые для его изготовления, и др. Фактически спецификация является связующим звеном между основным планом производства и планом потребностей в материалах.

·                     Планирование потребностей в мощностях. На данном этапе планирования более детально, чем на предыдущих уровнях, определяются производственные мощности.

·                     Маршрутизация/рабочие центры. С помощью данного блока конкретизируются как производственные мощности различного уровня, так и маршруты, в соответствии с которыми выпускаются изделия.

·                     Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.

·                     Управление закупками, запасами, продажами.

·                     Управление финансами (ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами, планирование финансовой деятельности и др.).

·                     Управление затратами (учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг).

·                     Управление проектами/программами.

Кроме того, для ERP-систем практически обязательным является наличие возможности электронного обмена данными с другими приложениями, а также моделирования ряда ситуаций, связанных, в первую очередь, с планированием и прогнозированием.