Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, під час укладання ділових паперів на позначення понять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582 - 97), що чинний від 1998 року.

Види скорочень

Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні й локальні.

До загальновживаних, які використовуються в більшості видів літератури, належать скорочення:

а) після переліків;

б) перед іменами та прізвищами;

в) перед географічними назвами;

г) при цифрах;

д) при посиланнях.

До спеціальних належать скорочення в бібліографічних описах. Подані українською мовою, вони повинні відповідати останньому Держстандартові України, а подані російською, англійською та ін. європейськими мовами – стандартам ГОСТ 7.12-93 та ГОСТ 7. 11-78.

Основні правила скорочення

1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.

2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів без додаткового пояснення.

3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування – ні.

4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тільки для загальноприйнятих скорочень: к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) та ін.

5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників ураховуються відмінкові закінчення однини і множини: д-р (доктор), д-ри (доктори); м-во (міністерство), м-ва (міністерства) та ін.

6.        Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:

скорочують відсіканням цієї частини слів.

7. Прикметники, що закінчуються на: графічний, -логічний, -номічний, -навчий скорочують відсіканням частини слова: -афічний, -огічний, -омічний, -авчий: географічний - геогр., соціологічний - соціол. і под.

8. Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються відсіканням частини -ський: шевченківський - шевченків., франківський - франків. і под.

9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв народів (як в етнографічному, так і в адміністративному значенні), зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення: грузинський народ – грузин. народ, Луганська облась – Луган. обл. і под.

Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуються ідентично: Запорізька область - Зап. обл., Запорізький район - Зап р-н і под.

10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й або голосний, то слід зберігати наступниц за ним приголосний: калійний – калійн., червоний – червон. і под.

11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово не скорочують: вищий – вищ., але вища – не скорочують, учений – учен., але вчена – не скорочують і под.

12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід зберігати наступний за ним голосний і приголосний: торф'яний – торф'ян., слов'янський – слов'ян і под.

13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати слід на приголосний, що стоїть перед ним: грецький – грец., гуцульський – гуцул. і под.

14. Якщо відсіченій частини передує подвоєний приголосний, то скорочене слово зберігає один із приголосних: законний – закон., іменний – імен. і под.

15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної кількості літер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за тим, щоб не затемнювалося безпосереднє значення скорочуваного слова: експериментальний – експерим., а не експериментал., експеримент; графічний – графіч, комічний – коміч. і под.

16. У складних іменниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них: обліково-видавничий аркуш – обл.-вид. арк.

17. У словосполученнях скорочують кожне слово: видавничий відділ – вид. від. В окремих усталених словосполученнях слова скорочують тільки в складі даного словосполучення: без року – б. р., без ціни – б. ц., і так далі – і т. д.

 18. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, відсікають другу складову частину, якщо вона має закінчення -ський: місто Кам'янець-Подільський – м. Кам'янець-Поділ. Географічні назви, що є складними іменниками та пишуться через дефіс, не підлягають скороченню: Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка.

19. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс, відсікають кожну складову частину або одну з них відповідно до загальних правил скорочення: греко-католицький – греко-католиц., фізико-математичний – фіз.-мат. і под.

20. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсікають другу частину слова відповідно до загальних правил скорочення: лісогосподарський – лісогосп. і под.

21. Однокорінні прикметники та дієприкметники, що відрізняються лише префіксами, скорочуються однаково: карпатський – карпат., закарпатський – закарпат., прикарпатський – прикарпат. і под.

22. У складених словах, що пишкуься разом, скорочують або першу, або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які утворюють складне слово: відеофонограма – відеофоногр., діафільм – дф. і под.

23. Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях, що відносяться до назви), його не відсікають: Лікарські рослини: Словник-довідник, а не Лікарські рослини: Слов.-довід.; але Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря – Лікарські рослини: Слов.-довід. лікаря.

Лексичні (абревіатури) та графічні скорочення

Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обов'язково розшифровуються та читаються повністю.

Лексичні скорочення бувають декількох типів.

1. Ініціальні (абревіація) – утворені з початкових букв слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяються на:

а) буквені – читаючи їх, треба вимовляти букви: ПДВ (податок на додану вартісь), СБУ (Служба безпеки України), МВФ (Міжнародний валютний фонд);

б) звукові – читаючи їх вимовляють звуки: ТОВ (товариство з обмеженою відповідальністю), ВАК (вища атестаційна комісія), рагс (реєстрація актів громадського стану), ЖЕУ (житлово-експлуатаційне управління);

в) буквено-звукові (змішані) – частина слова вимовляється за буквами, частина – звуками: ЖЕК (житлово-експлуатаційна контора), ОП (орендне підприємство).

2. Складові скорочення – утворені з частин складів слів: завгар, техред, міськком;

3. Частково скорочені слова – утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Укрнафта, госпрозрахунок, заввідділу, техпрацівник.

4. Відсікання (усічення): зам., зав., пом., акад., доц., асист.

5. Телескопічні скорочення – утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра/діостан/ція), біоніка (із біо/логія/ та /електро/ніка ).

Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ЗапБТІ, Райво.

                                                                                                                                                                                                                 Абревіатури можуть писатись:

·           з великої літери (назви установ): Укрнафта;

·           з малої літери (родові назви): міськрада, педінститут;

·           з великої букви (якщо утворені з початкових букв): НЛО, АТС, МАУП, ГЕС;

·           з малої букви, якщо вони утворені від загальних назв: загс, неп;

·           комбіновані написання: КамАЗ, АвтоЗАЗбанк.

Розрізняють декілька типів графічних скорочень:

а) крапкові: ст. (станція), див. (дивись), гол. (головний), нац. (Національний);

б) дефісні: з-д (завод), б-ка (бібліотека), ін-т (інститут), р-н (район);

в) скіснолінійні: р/р (розрахунковий рахунок), а/с (абонентська скринька);

г) нульові (курсивні) – на позначення фізичних, метричних величин, валют та ін. лише після цифрових назв: 2 хв, 47кг, 250г, 400 грн (після них крапка не ставиться, а на письмі вони виділяються курсивом);

д) подвійні – графічні скорочення, як правило не подвоюються, виняток становлять: рр. (роки), пп. (пункти).

Використовуючи абревіатури і графічні скорочення, слід дотримуватися таких вимог:

1. У документах припускається використання лише загальнонормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах та словниках.

2. Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями, наприклад: НП, що сталася на ПУ півд.-схід. міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В. С.

3. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові: ДонДУ (донецький державний університет), ДДУ (Дніпропетровський державний університет).

4. Скорочене слово чи словосполучення повинно зберігати однакову форму в одному тексті: скорочуючи слово пан один раз формою п., другий пан , порушує однотипність документа.

Не можна скорочувати:

1) імена та імена по батькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський;

2) псевдоніми: не Ж. Занд, а Жорж Занд; не Л. Українка, а Леся Українка;

3) подвійні прізвища: не Б.-Хом'як, а Богачевська-Хом'як