Персонал підприємства формується під впливом внутрішніх факторів (характер продукції, технології та організації виробництва), а також зовнішніх (демографічні процеси, юридичні та моральні норми суспільства, характер ринку праці тощо). Вплив останніх конкретизується в таких параметрах макроекономічного характеру: кількість працездатного населення, його загальноосвітній рівень, рівень зайнятості, потенційний резерв робочої сили.

Трудові ресурси – це частина працездатного населення, що за своїми віковими, фізичними, освітніми даними відповідає певній сфері діяльності. Слід відрізняти трудові ресурси реальні (тобто люди, які вже працюють) та потенційні (ті, що колись можуть бути залучені до конкретної праці).

Для характеристики всієї сукупності працівників підприємства застосовуються терміни – персонал, кадри, трудовий колектив.

Персонал підприємства – це сукупність постійних працівників, що отримали необхідну професійну підготовку та мають досвід практичної діяльності.

Крім постійних працівників, у діяльності підприємства можуть брати участь інші працездатні особи на підставі тимчасового трудового договору (контракту).

Усіх працівників підприємства підрозділяють на дві групи: персонал основної діяльності та персонал неосновної діяльності. Такий розподіл персоналу на дві групи необхідний для розрахунків заробітної плати, узгодження трудових показників з вимірниками результатів виробничої діяльності (для визначення продуктивності праці береться, як правило, чисельність лише персоналу основної діяльності). Однак поширення процесів інтеграції промислових систем з банківськими, комерційними та іншими господарськими структурами робить таке групування персоналу все більш умовним. Згідно з характером функцій, що виконуються, персонал підприємства поділяється здебільшого на чотири категорії: робітники, службовці, спеціалісти, керівники.

Робітники в залежності від відношення до процесу створення продукції поділяються на основні (які безпосередньо беруть участь в процесі виготовлення продукції) та допоміжні (які виконують функції обслуговування основного виробництва).

До службовців відносяться працівники, що здійснюють підготовку і оформлення документації, господарське обслуговування, облік і контроль.

Спеціалістами вважаються працівники, які займаються інженерно-технічними, економічними та іншими роботами.

Керівники – це працівники, що обіймають посади керівників підприємства та його структурних підрозділів.

Важливою є класифікація персоналу за професіями, спеціальностями, кваліфікацією.

Професія характеризує вид трудової діяльності, спеціальність виділяється в межах певної професії і характеризує відносно вузький вид робіт. Кваліфікація характеризує якість, складність праці і є сукупністю спеціальних знань і навиків, які визначають ступінь підготовленості працівника до виконання професійних функцій обумовленої складності.

Рівень кваліфікації керівників, спеціалістів та службовців характеризується рівнем освіти, досвідом роботи. Розрізняють спеціалістів найвищої кваліфікації (працівники, що мають наукові ступені та звання), спеціалістів вищої кваліфікації (працівники з вищою спеціальною освітою та значним практичним досвідом), спеціалістів середньої кваліфікації (працівники із середньою спеціальною освітою та певним практичним досвідом), спеціалістів-практиків (працівники, що займають відповідні посади але не мають спеціальної освіти).

За рівнем кваліфікації робітники поділяються на чотири групи: висококваліфіковані, кваліфіковані, малокваліфіковані й некваліфіковані.

На сьогоднішній день співвідношення між категоріями персоналу на пересічному підприємстві України є приблизно таким: 18 % – керівники, спеціалісти, службовці; 82 % – робітники.

Управління трудовими ресурсами передбачає наявність системи оцінки трудового потенціалу підприємства. Так, розрізняють явочну, облікову та середньооблікову чисельність працівників підприємства.

Явочна чисельність включає всіх працівників, що з’явилися на роботу.

Облікова чисельність включає всіх постійних, тимчасових і сезонних працівників, яких прийнято на роботу терміном на один і більше днів незалежно від того, перебувають вони на роботі, знаходяться у відпустках, відрядженнях, на лікарняному листку тощо.

Середньооблікова чисельність працівників за певний період визначається як сума середньомісячної чисельності, поділена на кількість місяців у розрахунковому періоді.

Різниця між обліковою та явочною чисельністю характеризує резерв, що має використовуватись для заміни тих, хто не виходить на роботу з поважних причин.