Планування трудових ресурсів на підприємстві починається з оцінки їхньої наявності. Останнє передбачає інвентаризацію робочих місць, виявлення кількості працюючих на кожній операції. Аналіз і дальші розрахунки проводяться за категоріями працівників, а для кожної з них – за професіями, спеціальностями, розрядами. Щодо працівників розумової праці, то в цьому разі можна використати систему реєстрації професійних навичок службовців із зазначенням кількості працівників, які володіють ними.

Розрахунок чисельності має враховувати не лише кількісну та якісну оцінку самих трудових ресурсів, а й можливий рівень їхнього використання і результати аналізу факторів, що впливають на цей рівень (технічні, організаційні, соціально-економічні).

Визначення планової чисельності персоналу залежить від специфіки підприємства, галузевих особливостей його функціонування.

Техніка розрахунків планової чисельності окремих категорій працівників визначається конкретною специфікою їхньої професійної діяльності, але в будь-якому разі вона має базуватися на врахуванні можливої економії затрат праці.

Додаткова потреба персоналу на перспективний (плановий) період заявляється на підставі порівняння його фактичної наявності та потреби на плановий період за окремими професіями та кваліфікаціями. Вона розраховується як очікуваний приріст з урахуванням компенсації зменшення (вихід на пенсію, призов до армії та ін.), заміни практиків спеціалістами тощо.