Базою бухгалтерського обліку в установах банків є операційна робота.

Операційна робота – це сукупність технологічних процесів, пов’язаних з оформленням документації за банківськими операціями, проведенням їх реєстрації у відповідних регістрах, перевірки, вивірки, та здійсненням контролю за операційними ризиками. Операційні ризики виникають в результаті неспроможності контролювати обробку операцій, документацію, середовище обліку та фізичне середовище.

Організація операційної роботи повинна забезпечити:

-        розподіл обов’язків та повноважень щодо здійснення банківських операцій;

-        документування всіх операцій (своєчасне, повне та достовірне відображення банківських операцій в регістрах бухгалтерського обліку);

-        накопичення та подання детальної інформації про кожну операцію;

-        захист активів банку від потенційних збитків та контроль за якістю;

-        встановлення лімітів на здійснення операцій;

-        визначення існуючих та можливих операційних ризиків та управління ними;

-        адекватну систему внутрішнього контролю;

-        надання внутрішніх інструкцій щодо платежів та здійснення операцій;

-        зберігання інформації про всі операції банку;

-        конфіденційність інформації про кожну операцію та її контрагентів.

В основу організації операційної роботи покладений процес надання працівникам прав відповідального виконавця, що означає:

-        працівнику банку доручено одноосібно оформляти та підписувати документи за визначеним колом операцій;

-        або контролювати правильність оформлення документів та відображення їх в обліку;

-        або технологічно виконувати визначені операційні процеси.

Відповідальність та повноваження працівників банку за виконання ними функціональних обов’язків визначається внутрішніми документами банку. Конкретні обов’язки і відповідальність кожного працівника повинні бути визначені у посадовій інструкції у письмовій формі.

Право підписання документів, що надається банківським працівникам, оформляється розпорядженням керівника банку. Право контрольного підпису за операціями, що підлягають додатковому контролю, мають за посадою керівники, головні бухгалтери або за їх дорученням довірені особи.

Операційний день банку складається з операційного часу та часу завершення технологічної обробки облікової інформації із формуванням оборотно-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку, складання фінансової та управлінської звітності та інших вихідних форм.

З метою впорядкованості операційної роботи кожен банк самостійно встановлює правила документообігу.

При складанні правил документообігу слід врахувати, що:

-        документи, що надійшли до банку протягом операційного часу реєструються та відображаються в обліку у день їх надходження. Документи, що надійшли після операційного часу, банк, як правило, виконує наступним робочим днем;

-        операції за кореспондентськими рахунками здійснюються в порядку,

-        встановленому відповідними нормативно-правовими актами Національного банку України та укладеними між банками-кореспондентами договорами;

-        документи за внутрішніми операціями банку проводяться протягом операційного дня;

-        розрахункові документи на паперових носіях приймаються відповідальним виконавцем, який перевіряє правильність оформлення документів і проставляє свій підпис та штамп банку на всіх примірниках розрахункових документів. Якщо документ потребує додаткового контролю, він передається контролеру для отримання додаткового підпису;

-        документи на проведення безготівкових розрахунків, на отримання готівкових коштів та здійснення валютних операцій складаються і надаються згідно з відповідними нормативно-правовими актами Національного банку України;

-        документи, що підлягають відправленню в інші банківські організації , повинні бути відправлені не пізніше наступного робочого дня від дати оформлення або підписання;

-        порядок надходження електронних розрахункових документів, які передаються каналами зв’язку або іншим шляхом, визначається у договорах про розрахунково-касове обслуговування з клієнтами, територіальними управліннями Національного банку України та розрахунковими палатами НБУ.

Обсяг та характер операційної системи визначає організаційну структуру банку яка поділяється на:

-        правління банку (керівництво банку);

-        фронт- офіс, який виступає ініціатором операцій і відповідає за укладання угод, ідентифікацію операцій з оцінкою ризиків і підрахунком прибутків та збитків. Суб’єктами діяльності фронт-офісу виступають клієнти, установи банків, небанківські установи, уряд;

-        бек-офіс, який отримує від фронт-офісу документи, перевіряє достовірність наданої інформації, реєструє її та здійснює подальший контроль за виконанням операцій. Бек-офіс належить до центру витрат, забезпечує дотримання прийнятих стандартів, виконання відповідних процедур обліку та контролю. Суб’єктами діяльності бек-офісу є підрозділи фронт-офісу, установи банків, податкові, судові та правоохоронні органи, уряд, контрагенти, статистичні органи тощо;

-        мідл-офіс, який виконує загально адміністративні та управлінські функції. До нього належить відділ прогнозу та аналізу, а також супроводжуючі діяльність банку структурні одиниці;

-         внутрішній аудит, який не бере участі у виконанні операцій, а періодично здійснює перевірки та оцінює діяльність банку. Це незалежний підрозділ банку.

Важливим елементом організації операційної роботи є застосування внутрішнього банківського контролю.

Елементами внутрішнього контролю є:

-        середовище контролю;

-        оцінка ризиків;

-        спрямована на контроль діяльність;

-        інформація ( внутрішня і зовнішня) та комунікація;

-        поточний контроль.

Внутрішній банківський контроль поділяється на первинний (поточний) та подальший.

Поточний контроль здійснюється за операціями в процесі виконання протягом всього операційного процесу, він забезпечується шляхом розроблення та послідовного виконання встановлених процедур за певними банківськими операціями.

Операції, що були здійснені протягом дня, не пізніше наступного робочого дня мають бути повністю перевірені на підставі первинних документів в особових рахунках та інших регістрах бухгалтерського обліку. Контроль здійснюється шляхом візуальної перевірки документів при оформленні на паперових носіях.

Подальший контроль здійснюється після закінчення операцій, працівники, що здійснюють його, повинні систематично перевіряти стан операційної роботи банку. Під час перевірок контролюється правильність реєстрації та належне оформлення виконаних операцій.

У процесі подальших перевірок повинні розкриватися причини виявлених порушень правил здійснення операцій та прийматися заходи щодо усунення недоліків.