1.        Особливості писемного ділового мовлення.

2.        Поняття документ. Класифікація документів.

3.        Стандартизація ділового тексту.

4.        Поняття про реквізити документа.

5.        Правила оформлення сторінки документа.

Особливості  писемного ділового мовлення

                Писемне мовлення є основним для ділових людей, бо саме через ділову документацію, листування, встановлюються певні ділові контакти. Основною одиницею писемного мовлення є документ.

                Писемне мовлення має такі особливості:

·         писемна мова фіксується графічними знаками (літерами), вона може передаватися і за допомогою малюнків, схем, формул і т. п.;

·         писемна мова є вторинною (усне мовлення первинне);

·         писемна мова – це мова в основному монологічна;

·         писемне мовлення характеризується більшою регламентацією мовних засобів, точнішим добором відповідної лексики;

·         у писемній мові переважає особливий (офіційний) стиль, традиційна форма викладу, вживаються штампи, шаблони, кліше, канцеляризми, відсутні розмовні і діалектні слова;

·         у писемній мові використовуються складні речення з сурядністю і підрядністю, відокремлення, вставні слова тощо;

·         папери, у яких є тільки конкретні цифрові дані, схеми, таблиці є стандартними, і дають можливість ефективно підготувати максимум даних;

·         у паперах, які містять лише загальні відомості, форма викладу – вільна від стандарту.

Поняття про документ. Класифікація документів

                Слово "документ" латинського походження і дослівно означає "доказ", "зразок".

                Документ – це засіб закріплення на папері інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

                Документи мають правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру. Складання ділових паперів – це мовна (переважно писемна) діяльність, що регулює ділові стосунки між членами суспільства.

                Тексти документів чітко диференціюються (резолюції, накази, заяви, договори, доповідні записки, квитанції, накладні тощо) і мають індивідуальні особливості графічного оформлення.

                Ділові стосунки настільки ускладнились, що їх упорядкування, регулювання неможливе без відповідної документації.

                Основні ознаки документів такі:

1.             Кожен документ укладається повноважним органом чи особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.

2.             Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3.             Документ повинен бути достовірним. Основне завдання укладача документа – гранично чітко відтворити відомості, які мають правову силу.

4.             Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов'язкове для всіх.

5.             Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

                Кожний документ складається з окремих елементів, що звуться реквізитами (зображення Герба України, емблема установи, код, назва міністерства, відомства, адресат, назва виду документа, дата, заголовок, підпис і т. п.). Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів називається формуляром. Найпоширенішими видами документів є заява, протокол, автобіографія, акт, анкета, наказ, договір, довідка, доручення, звіт, лист, постанова та ін. Їх називають діловими паперами.

                Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

                Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

1) за назвою (автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін.);

2) за змістом і спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, із питань підготовки та розподілу кадрів); спеціалізовані (з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін.);

3) за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів;

4) за походженням: службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань; особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань;

5) за місцем укладання: внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено та зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами;

6) за напрямом: вхідні, що надходять до закладу, фірми та вихідні, що адресовані за межі установи, організації;

7) за способом виготовлення: стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом та ін.); трафаретні – частина даних видрукувана на бланку, частина вписується при його заповненні (довідка, перепустка, положення, інструкції тощо); індивідуальні – укладаються за загальними принципами і формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, протокол, звіт, запрошення, оголошення та ін.);

8)  за ступенем складності: прості (односкладні) – відображають одне питання чи один факт; складні – відображають два й більше питань і фактів;

9) за стадіями виготовлення: чорнові (робота автора над текстом), оригінали (належним чином оформлений перший примірник документа), копії (точне відтворення оригіналу; різновиди копій: відпуск – повна копія відправленого оригіналу; витяг – копія, що відтворює частину документа); дублікат – другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу);

10) за терміном виконання: термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми й под.; дуже термінові – зі спеціальною позначкою часу;

11) за ступенем гласності: звичайні – для загального користування; для службового користування (ДСК); секретні (С), цілком секретні (ЦС) – для обмеженого користування;

12) за юридичною силою: справжні (чинні, нечинні); підробні (фальсифікати);

13) за технікою відтворення: рукописні, графічні (малюнки, графіки, схеми, плани), відтворені механічним способом, фото-, кіно-, фонодокументи;

14) за терміном зберігання: тимчасового (до 10 років) зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, постійного зберігання.

Стандартизація ділового тексту

За способом викладу матеріалу документи поділяються на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

                Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

                У таких документах тексти типізовані і трафаретні.

Типізований текст – це текст-зразок, текст-стереотип, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту. При цьому найточніше зберігаються основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретний текст – це текст, у якому є постійна і змінна інформація; постійна - включається до бланку документа, змінна – заповнюється в кожному конкретному документі.

                У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів і словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації поділяються на розповіді (автобіографія, пояснювальна записка, протокол), описи (характеристика, наказ, звіт, постанова), міркування (більшість документів містить доказ – дедуктивний чи індуктивний).

Поняття про реквізити документа

                Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні і змінні реквізити документів.

                Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

                ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах.

1.            Державний Герб України (порядок використання визначається законом) – розташовують посередині бланка або у кутовій частині над серединою рядка назви організації.

2.            Емблема організації, підприємства, установи – при кутовому розміщенні реквізитів розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки.

3.            Зображення нагород – у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4.            Код підприємства, установи, організації – у верхньому правому кутку.

5.            Код форми документа – у верхньому правому кутку.

6.            Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа – у верхньому лівому кутку або посередині.

7.            Назва організації, установи, підприємства (автора документа) – у верхньому лівому кутку (може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом).

8.            Назва структури підрозділу – у верхньому лівому кутку.

9.            Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, факс, телефон, номер рахунку в банку – у верхньому лівому кутку, оформлюється до поштових правил.

10.          Назва виду документа – зліва або посередині.

11.          Дата – на бланку – у лівій верхній частині разом з індексом; не на бланку – під текстом зліва: 11 травня 2000 року або 26. 10. 2000.

12.          Індекс – у верхній частині сторінки зліва: № 02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу, 10 – номер справи документа, 36 – реєстраційний номер.

13.          Посилання на індекс та дату вхідного документа – у верхній частині сторінки зліва: №02-10/5 від 01.03.99, де 02 – індекс структурного підрозділу, 10 – номер справи за номенклатурою, 5 – порядковий номер.

14.          Місце укладання чи видання документа – у верхній частині сторінки зліва (містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ).

15.          Гриф обмеження доступу до документа – у верхній частині сторінки зліва ("для службового користування", "секретно", "цілком секретно").

16.          Адресат – з правого боку у верхній частині сторінки.

17.          Гриф затвердження – у верхній правій частині документа (елементи – слово ЗАТВЕРДЖУЮ, №, назва посади, особистий підпис, ініціали та підпис особи, що затвердила документ, дата затвердження).

18.          Резолюція – у правому верхньому кутку (якщо місця немає, то у будь-якому місці лицьового боку). Елементи – прізвище й ініціали виконавця, якому відправлено документ; вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання; особистий підпис керівника, дата.

19.          Заголовок до тексту – під назвою документа, друкується малими літерами, відтворює головну ідею документа і починається "про…".

20.          Відмітка про контроль – з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа друкується "К" або "Контроль".

21.          Текст – головний елемент документа, складається з вступу, доказу, закінчення.

22.          Відмітка про наявність додатка – у тексті документа або після тексту в лівому кутку перед підписом з нового рядка: Додаток: на 7 арк. у 2 пр.

23.          Підпис – є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Елементи: назва посади (з лівого боку), особистий підпис, ініціали і прізвище (розшифрування підпису в дужки не береться).

24.          Гриф погодження – здійснюється як в установі  – внутрішнє (проставляється на примірниках документів, що залишаються в установі, як на лицьовому боці зліва, так і на останньому аркуші проекту документа), так і за її межами – зовнішнє. Елементи: слово ПОГОДЖЕННЯ, назва посадової особи, особистий підпис, ініціали, прізвище, дата погодження.

25.          Віза – розміщується ліворуч, фіксується секретарем чи завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Наприклад: Вірно інспектор, нижче дата, особистий підпис, ініціали, прізвище. Це також може бути гриф погодження.

26.          Печатка – розміщується таким чином, щоб відбиток її захоплював частину підпису, можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; що встановлюють факти витрати грошових засобів та матеріальних цінностей; до статутів, положень. Прості печатки (круглі, квадратні та трикутні) ставлять на документах, які виходять за межі організації, у випадку розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на довідках за місцем роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які друкуються на бланках.

27.          Відмітка про засвідчення копії – у правому верхньому кутку пишеться "копія", під підписом "вірно", дата, посада виконавця, підпис, розшифрування (при потребі засвідчується печаткою).   

28. Прізвище виконавця та його номер телефону – ставиться на вихідних документах у нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки. Елементи: прізвище виконавця, номер його службового телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи – у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки. Елементи: стисла довідка про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій – на нижньому правому полі після тексту документа. Елементи: слова Перенесено на машинний носій; дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

31. Відмітка про надходження – праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою штампа. Елементи: скорочена назва організації, що отримала документ; дата надходження; індекс документа.

Правила оформлення сторінки документа

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297 210 мм) та А5 (148 210 мм). Для зручності з усіх  боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35 мм; праве – не менше 8мм, верхнє – 20 мм; нижнє – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного доку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Титульна сторінка – перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про автора, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавництва тощо. Титул слугує для початкового знайомства з працею, тому важливо, щоб на ньому були зафіксовані відомості, які характеризують її.

Титул може містити такі елементи:

1) прізвище та ініціали автора;

2) назву установи, від імені якої видається праця;

3) заголовок, що характеризує тему;

4) підзаголовок, який уточнює тематику;

5) рік видання (написання);

6) серію, до якої належить друкована праця;

7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо);

8) номер частини, тому, випуску;

9) черговість видання, починаючи з другого;

10) вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача і редактора перекладу;

11) прізвище автора вступної статті або післямови, укладача коментарів;

12) рекомендації відповідних установ ("Рекомендовано Міністерством освіти України як навчальний посібник"; "Затверджено до друку вченою радою Інституту мовознавства імені О. О. Потебні НАН України").

У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазначають, а друкують перед статтею або після неї.

Якщо праця написана колективом авторів, то їх прізвища зазначають на звороті титульної сторінки під анотацією або в передмові.