План

1.        Текст документа. Вимоги до тексту документа.

2.        Оформлення тексту документів:

2.1 рубрикація;

2.2 нумерація;

2.3 оформлення таблиць.

3. Основні правила написання тексту документів.

Текст документа. Вимоги до тексту документа

Спілкуючись усно чи письмово, монологічно чи діалогічно, ми виступаємо творцями різних форм тексту. Але текстом є лише таке висловлення, яке відповідає загальновизнаним ознакам тексту. Найголовніші з них – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції, або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу (основної частини), закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історія питання і т. ін.).

У доказі (основній частині) викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, потім – доказ. Вступ у таких документах відсутній.

Отже, текст (лат. textum – "тканина", "сплетіння", "з'єднання") – це мовний витвір, що відзначається завершеністю, смисловою та змістовною цілісністю, який має структурну організацію (заголовок, речення, абзац) складових частин, об'єднаних різними типами зв'язку (лексичного, граматичного, логічного, стилістичного), і має певну цілеспрямованість.

Текст і його оформлення

Поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної – називається рубрикацією.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

- зачин (формулює тему абзацу – про що йтиметься);

- фраза (містить основну інформацію абзацу);

- коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову систему нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських та римських цифр і доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень повинна бути послідовною, логічною й будуватися за спадковою ознакою:

Увага ! Слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Г (г), Є (є), З (з), І (і), Ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч), Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів.

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки: 1,2,3 й т.д.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номеру підрозділу, відокремлених крапкою.

Після номера підрозділу крапку не ставлять: 1.1, 1.2 й т.д.

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.

Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номеру підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою.

Після номера пункту крапку не ставлять: 1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т.д.

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти й далі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1.3, 1.2.1 й т. д..

Після номера підпункту крапку не ставлять.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008-95 і спрощує обробку документів, уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.

 Оформлення таблиць

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., "Таблиця 1"; "Таблиця 2" і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, "Таблиця 5.3 – третя таблиця п'ятого розділу).

Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: "Продовження табл. 3. Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.

Заголовки граф наводять переважно в Н. в. однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:

- коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

- коли значення заголовка передається лише в множині;

- коли слово в однині не вживається.

Залежно від розміру таблиці її розміщують:

- безпосередньо після тексту до якого вона належить;

- на наступній сторінці;

- у додатку.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється :

- його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю слів), коли текст уміщується в один рядок;

- його замінюють словами "Те саме", які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;

-і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту – змінна частина, то частину тексту, що повторюється заміняють словами "Те саме", але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати.

Увага! Не дозволяється заміна лапками:

1) цифр і знаків;

2) позначень одиниць величин;

3) буквених абревіатур;

4) марок машин, механізмів, матеріалів...;

5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.

За відсутності відомостей ставлять (...) або пишуть: "Немає відомостей". Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити у графі таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати графу порожньою не дозволяється.

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка "Примітка" / 14, с. 25-29/. На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.

Основні правила написання тексту документів

При підготовці тексту документа рекомендовано дотримуватись таких правил:

1.             Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2.             Вживати стійкі словосполучення /штампи, кліше, шаблони/, що виражають стандартні аспекти змісту:

·         з метою надання допомоги…

·         у зв'язку з погіршенням стану…

·         згідно з рішенням комісії…

·         у відповідності до попередньої домовленості…

·         відповідно до Вашого прохання…

·         відповідно до постанови міністерства…

·         незважаючи на наші неодноразові усні й письмові нагадування, до цього часу…

·         відчуваючи гостру необхідність…

·         доводимо до Вашого відома…

·         доповідаємо, що…

·         підтверджуємо…

3.             Вживати прямий порядок слів у реченні

                - коли підмет передує присудкові;

                - коли означення стоїть перед означуваним словом;

                - коли додаток стоїть після керуючого слова;

                - коли вставні слова стоять на початку речення;

                - коли логічний наголос падає на об'єкт дії.

                Вживати зворотній порядок слів, коли логічний наголос падає на саму дію.

4.             У простому реченні означення передають означеним словам.

5.             Досить часто в діловому мовленні вживаються складнопідрядні речення, як правило, для висловлення причинно-наслідкових зв'язків /із сполучниками що, який, за умови, внаслідок того що, щоб, де, як/.

6.             Для скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, які починають фразу: "Враховуючи… Вважаючи… Беручи до уваги… Керуючись… Розглянувши…"

7.             Замінювати займенники іменниками.

8.             Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

9.             Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в першому контексті.

10.           Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

11.           Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

12.           Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

13.           Уникати вживання скорочень назв грошових одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків №, % і под., якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

14.           Як правило, текст викладається від третьої особи однини у таких документах, як:

- акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);

- трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується...);

- інструкція (АТ "Довіра" встановлює..., кожен акціонер стає...);

- запрошення, оголошення (Банк надає..., Училище запрошує...).

15. Від першої особи викладаються накази (Наказую...), заяви (Прошу зарахувати..., Працюю на посаді...), доповідні і пояснювальні записки (Доводжу до..., Вважаю, що), автобіографії (Я,... народилася..., навчаюся...), скарги (Звертаюся до..., я повідомляв).

16. У розпорядчих документах треба вживати мовні конструкції наказового характеру: наказую /у наказі/, пропоную / у вказівках/.

17. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку, одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець та ін.

18. Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

Ці правила допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.